Datenschutzerklärung
Kurz & Klar
Du hast jederzeit die Kontrolle über deine personenbezogenen Daten: Du kannst von uns erfahren, welche Daten wir über dich gespeichert haben und wofür sie verwendet werden.
Wenn etwas nicht stimmt, kannst du die Berichtigung falscher oder unvollständiger Daten verlangen. Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du außerdem die Löschung deiner Daten verlangen oder die Verarbeitung einschränken lassen.
Du kannst dein Nutzerkonto innerhalb der Toolbox löschen. Dabei anonymisieren wir deine personenbezogenen Kontodaten und löschen die von dir angelegten Arbeitsinhalte. Abrechnungs- und Vertragsdaten müssen wir teilweise noch für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume aufbewahren. Sie werden anschließend endgültig gelöscht, sofern keine rechtlichen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
Wenn wir deine Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, kannst du Widerspruch einlegen. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass deine Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher
Beratungshelden | Malena Warnecke & Thomas Conrad GbRSolbadstr. 2
06406 Bernburg
Deutschland
E-Mail: toolbox@beratungshelden.net
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierfür derzeit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu können beispielsweise Kontaktdaten, Kontodaten, Abrechnungsdaten, technische Kennungen sowie Inhalte gehören, die Sie innerhalb der Toolbox eingeben.
Wir verarbeiten nur solche Daten, die für die Bereitstellung, Absicherung, Abrechnung und Weiterentwicklung der Toolbox sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind.
3. Hosting und technische Infrastruktur
3.1 Hosting
Diese Anwendung wird gehostet bei:
ALL-INKL.COM – Neue Medien MünnichHauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland
Im Rahmen des Hostings können insbesondere IP-Adressen, Zeitstempel, aufgerufene Seiten, technische Anfrage- und Fehlerdaten sowie weitere Server-Protokolldaten verarbeitet werden.
3.2 E-Mail-Kommunikation
Der Versand von System- und Service-E-Mails erfolgt über die SMTP-Infrastruktur des Hosting-Anbieters. Hierzu gehören insbesondere:
- Registrierungs- und Verifikationsnachrichten,
- Nachrichten zur Wiederherstellung eines Passworts,
- sicherheitsrelevante Benachrichtigungen,
- vertrags- und abonnementbezogene Informationen,
- Rechnungen und Hinweise zur Zahlungsabwicklung.
Dabei werden insbesondere die E-Mail-Adresse, der Betreff, der Nachrichteninhalt, technische Versandinformationen und – soweit für die jeweilige Nachricht erforderlich – Rechnungs- oder Vertragsdaten verarbeitet.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung des Nutzungs- oder Abonnementvertrags.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Informations- und Dokumentationspflichten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – sichere und nachvollziehbare Kommunikation sowie Missbrauchsprävention.
4. Nutzerkonten und Registrierung
4.1 Verarbeitete Daten
Bei der Registrierung und Verwaltung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:
- E-Mail-Adresse,
- Passwort ausschließlich als kryptografischen Hash und nicht im Klartext,
- interne Nutzer-ID,
- Kontostatus und Nutzerrolle,
- gewählten Tarif beziehungsweise Plan,
- Registrierungs- und Verifikationszeitpunkte,
- Login-, Sicherheits- und Sitzungsinformationen,
- Zeitpunkte und Statusinformationen im Zusammenhang mit einer Accountlöschung.
Bei Nutzung kostenpflichtiger Funktionen verarbeiten wir darüber hinaus die in den Abschnitten zu Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung genannten Daten.
4.2 Zwecke der Verarbeitung
- Registrierung und Bereitstellung eines Nutzerkontos,
- Authentifizierung und Zugriffskontrolle,
- Double-Opt-in-Verifizierung,
- Zuordnung von Geschäftsideen, Analysen, Angeboten, Bedarfsgruppen und generierten Inhalten,
- Verwaltung von Free- und Premium-Funktionen,
- Verhinderung von Missbrauch und unbefugten Zugriffen,
- Bearbeitung einer Accountlöschung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung des Nutzungsvertrags und vorvertraglicher Maßnahmen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Sicherheit der Anwendung, Missbrauchsprävention und Verwaltung technischer Zugriffsrechte.
5. KI-gestützte Funktionen (OpenAI)
5.1 Einsatz von OpenAI
Zur Bereitstellung KI-gestützter Funktionen verwenden wir die API-Plattform von OpenAI. Die KI-Funktionen unterstützen Sie insbesondere bei der Analyse und Entwicklung von:
- Geschäftsideen,
- Angeboten,
- Bedarfsgruppen,
- Marken- und Kommunikationsgrundlagen,
- Content-Ideen und Textentwürfen,
- Social-Media-Planungen.
Hierfür werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte zusammen mit den für die jeweilige Funktion erforderlichen Kontextdaten an OpenAI übermittelt.
5.2 Art der verarbeiteten Inhalte
Die Eingabefelder der Toolbox sind grundsätzlich für geschäftliche Informationen und Marketinggrundlagen vorgesehen. Hierzu gehören beispielsweise Informationen über Angebote, Zielgruppen, Bedürfnisse, Situationen, Einwände, Erwartungen und Kommunikationsziele.
Die Toolbox fordert Sie grundsätzlich nicht dazu auf, besondere Kategorien personenbezogener Daten, vertrauliche Personaldaten, Gesundheitsdaten oder vergleichbar sensible Informationen einzugeben.
Es kann dennoch zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten kommen, wenn Sie solche Informationen eigenständig in ein Freitextfeld eingeben. Geben Sie daher keine personenbezogenen Daten Dritter ein, sofern dies für die jeweilige Funktion nicht erforderlich und rechtlich zulässig ist.
5.3 Zweck und Ergebnis
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich, um die von Ihnen angeforderte KI-Funktion auszuführen und das Ergebnis innerhalb der Toolbox bereitzustellen.
Die erzeugten Ergebnisse sind Entwürfe, Skizzen und Orientierungshilfen. Sie werden nicht für Entscheidungen verwendet, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
5.4 Verwendung zum Modelltraining
Wir nutzen die OpenAI-API im geschäftlichen Kontext. Nach den Bedingungen für OpenAI-Businessprodukte und die API-Plattform werden Eingaben und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der allgemeinen OpenAI-Modelle verwendet, sofern einer solchen Verwendung nicht ausdrücklich zugestimmt wird.
Eine solche freiwillige Freigabe der von Nutzern eingegebenen Inhalte für Trainingszwecke nehmen wir nicht vor.
5.5 Speicherung
Nutzereingaben und KI-Ausgaben können innerhalb der Toolbox gespeichert werden, um:
- Analysen und Entwürfe bereitzustellen,
- Bearbeitungsstände und Historien abzubilden,
- Ergebnisse weiterzuverwenden,
- Funktions- und Nutzungslimits umzusetzen.
Die Speicherung bei OpenAI wird entsprechend der für die eingesetzte API verfügbaren vertraglichen und technischen Möglichkeiten beschränkt.
5.6 Drittlandübermittlung
OpenAI ist ein Anbieter mit Sitz in den USA. Daher kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.
Soweit erforderlich, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere vertraglicher Datenschutzgarantien und der EU-Standardvertragsklauseln.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Ausführung der vom Nutzer angeforderten KI-Funktion.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Bereitstellung von Historien, Komfortfunktionen, Missbrauchsprävention, Kostenkontrolle und technischer Nachvollziehbarkeit.
- Art. 46 DSGVO – geeignete Garantien bei einer Drittlandübermittlung, soweit erforderlich.
6. Verantwortung für eingegebene Inhalte
Nutzer sind dafür verantwortlich, dass die von ihnen eingegebenen Inhalte rechtmäßig verarbeitet werden dürfen.
Insbesondere dürfen keine personenbezogenen Daten Dritter, vertraulichen Informationen, Geschäftsgeheimnisse oder urheberrechtlich geschützten Inhalte eingegeben werden, wenn hierfür keine ausreichende Berechtigung oder Rechtsgrundlage besteht.
Eingaben sollten nach Möglichkeit anonymisiert oder so abstrahiert werden, dass einzelne Personen nicht identifiziert werden können.
7. Cookies und lokale Speicherung
7.1 Technisch notwendige Cookies
Die Anwendung verwendet technisch notwendige Cookies, insbesondere zur Sitzungsverwaltung, Authentifizierung, Absicherung von Formularen und Speicherung notwendiger Anwendungseinstellungen.
Nach aktuellem Funktionsumfang setzen wir keine Cookies zu Werbe-, Profilbildungs- oder übergreifenden Trackingzwecken ein.
- § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG – technisch unbedingt erforderliche Speicherung oder Zugriff auf Informationen im Endgerät.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Bereitstellung der angeforderten Funktionen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Sicherheit und Stabilität der Anwendung.
7.2 Session Storage und Local Storage
Die Toolbox kann Session Storage oder Local Storage des Browsers verwenden, um technisch erforderliche oder von Ihnen gewählte Einstellungen lokal zu speichern.
Dazu können beispielsweise Darstellungsvarianten, Onboarding-Einstellungen oder andere für die Bedienung der Anwendung erforderliche Zustände gehören.
8. Protokollierung und Nutzungssteuerung
8.1 KI- und Nutzungsmetadaten
Im Rahmen der Nutzung KI-gestützter Funktionen können insbesondere folgende Informationen verarbeitet und gespeichert werden:
- vom Nutzer eingegebene Inhalte,
- erzeugte KI-Ausgaben,
- verwendetes Modul beziehungsweise aufgerufene Funktion,
- zugeordnete Entität, beispielsweise Geschäftsidee, Angebot, Bedarfsgruppe oder Planung,
- interne Nutzerzuordnung,
- eingesetztes KI-Modell,
- Anzahl oder Umfang verwendeter Tokens,
- Zeitpunkt und technischer Status der Anfrage.
8.2 Zwecke
- Erbringung der vom Nutzer angeforderten KI-Funktion,
- Zuordnung von Ergebnissen zu Nutzerkonten und Arbeitsständen,
- Überwachung und Durchsetzung tarifabhängiger Nutzungslimits,
- Kostenkontrolle und Kapazitätsplanung,
- Erkennung technischer Fehler und missbräuchlicher Nutzung,
- Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit der Anwendung.
8.3 Sicherheits- und Fehlerprotokolle
Zur Absicherung und Fehleranalyse können technische Protokolldaten verarbeitet werden. Dazu gehören beispielsweise Zeitstempel, technische Nutzer- oder Vorgangskennungen, aufgerufene Funktion, Ergebnisstatus und sichere Fehlerkategorien.
Protokolle sollen keine vollständigen KI-Eingaben, Abrechnungssnapshots, Passwörter oder andere für die Fehleranalyse nicht erforderliche Inhaltsdaten enthalten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Ausführung der angeforderten Funktionen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Kostenkontrolle, Missbrauchsprävention, IT-Sicherheit, Fehleranalyse und stabiler Plattformbetrieb.
10. Rechnungsstellung und Rechnungsversand
10.1 Verarbeitete Rechnungsdaten
Für kostenpflichtige Leistungen verarbeiten wir die zur Rechnungserstellung und steuerlichen Dokumentation erforderlichen Daten. Hierzu können insbesondere gehören:
- Name beziehungsweise Firmenname,
- Rechnungsanschrift,
- E-Mail-Adresse,
- Land und steuerliche Einordnung,
- Rechnungs- und Leistungsdatum,
- Rechnungsnummer,
- Leistungsbeschreibung,
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge,
- Währung,
- Zahlungs- und Abonnementbezug.
10.2 Rechnungsdokumente
Rechnungen werden als Dokument erzeugt und gespeichert. Sie können als PDF-Anhang an die im Nutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse versendet werden.
Zur Nachvollziehbarkeit können technische Informationen über Erstellung, Versand und Versandstatus einer Rechnung gespeichert werden. Dabei wird der Inhalt der Rechnung nicht unnötig in technischen Fehlerprotokollen wiederholt.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Abrechnung der vertraglich vereinbarten Leistung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Buchführungs-, Steuer-, Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Nachweis ordnungsgemäßer Abrechnung und Kommunikation.
11. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies zur Erbringung der Toolbox, zur Vertragsdurchführung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
Empfänger beziehungsweise Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:
- Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister,
- E-Mail- und SMTP-Dienstleister,
- OpenAI als Anbieter der eingesetzten KI-API,
- PayPal als Zahlungsdienstleister,
- technische Dienstleister, die auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung tätig werden,
- Steuerberatung, Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung, soweit erforderlich,
- Finanzbehörden, Gerichte oder andere zuständige Behörden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.
12. Accountlöschung und Anonymisierung
12.1 Auslösen der Accountlöschung
Sie können die Löschung Ihres Nutzerkontos innerhalb der Toolbox auslösen. Vor der Löschung kann es erforderlich sein, laufende Premium-Abonnements zu beenden oder ihren Status beim Zahlungsanbieter abzugleichen.
Eine Accountlöschung kann vorübergehend nicht abgeschlossen werden, wenn der Status eines laufenden Abonnements nicht sicher bestimmt oder die erforderliche Kündigung beim Zahlungsdienstleister nicht bestätigt werden kann.
12.2 Folgen der Accountlöschung
Nach erfolgreicher Accountlöschung:
- wird der Zugang zum Nutzerkonto gesperrt,
- werden unmittelbar zuordenbare Kontodaten anonymisiert,
- werden nicht aufbewahrungspflichtige Arbeitsinhalte und Nutzerdaten gelöscht,
- werden aktive Berechtigungen und Leistungsfreischaltungen widerrufen,
- bleiben nur solche Daten bestehen, die aufgrund gesetzlicher Pflichten oder anderer zulässiger Gründe weiterhin benötigt werden.
Zu den zu löschenden Arbeitsinhalten können insbesondere Geschäftsideen, Angebote, Bedarfsgruppen, Analysen, KI-Entwürfe, Content-Planungen und vergleichbare innerhalb der Toolbox erstellte Inhalte gehören.
12.3 Anonymisierter Benutzer-Datensatz
Aus technischen Gründen kann ein anonymisierter Benutzer-Datensatz erhalten bleiben. Dabei werden die unmittelbar identifizierenden Kontodaten entfernt oder durch nicht personenbezogene Ersatzwerte ersetzt.
Der anonymisierte Datensatz dient nicht mehr der normalen Nutzung des Kontos. Eine Anmeldung oder weitere produktive Nutzung ist nach der Accountlöschung nicht möglich.
12.4 Abrechnungsdaten nach der Accountlöschung
Rechnungs-, Zahlungs-, Abonnement- und Vertragsdaten können trotz Accountlöschung weiter gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, zum Nachweis der Vertragsdurchführung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Diese Daten werden nach der Accountlöschung nicht mehr für die Bereitstellung eines aktiven Nutzerkontos oder für Marketingzwecke verwendet.
13. Speicherdauer und endgültige Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche beziehungsweise rechtliche Gründe eine weitere Aufbewahrung erlauben oder verlangen.
13.1 Kontodaten
Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des aktiven Nutzerkontos gespeichert. Bei einer Accountlöschung werden sie nach Maßgabe des vorstehenden Abschnitts gelöscht oder anonymisiert.
13.2 Arbeitsinhalte und KI-Ergebnisse
Von Ihnen erstellte Inhalte, Analysen, Entwürfe und KI-Ergebnisse werden grundsätzlich gespeichert, solange sie für die Nutzung der Toolbox benötigt werden.
Sie können einzelne Inhalte innerhalb der dafür vorgesehenen Funktionen löschen. Verbleibende nicht aufbewahrungspflichtige Arbeitsinhalte werden spätestens im Rahmen der Accountlöschung gelöscht.
13.3 Nutzungs- und Metadaten
Nutzungs- und KI-Metadaten werden nur so lange personenbezogen gespeichert, wie dies für Funktionslimits, Kostenkontrolle, Sicherheit, Fehleranalyse und Vertragsdurchführung erforderlich ist.
Soweit kein fortbestehender Zweck oder keine rechtliche Aufbewahrungsgrundlage besteht, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
13.4 Rechnungs-, Zahlungs- und Vertragsdaten
Rechnungen, Zahlungsinformationen, Abonnementdaten und abrechnungsrelevante Vertragsnachweise werden für die Dauer der jeweils einschlägigen handels-, steuer- und buchführungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt beziehungsweise endet nach den hierfür geltenden gesetzlichen Vorschriften. Nach Ablauf der maßgeblichen Fristen werden die Daten im Rahmen eines kontrollierten Löschverfahrens endgültig gelöscht, sofern keine zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
13.5 Zurückstellung einer endgültigen Löschung
Eine endgültige Löschung kann ausnahmsweise zurückgestellt werden, wenn die betroffenen Daten noch benötigt werden, insbesondere:
- zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten,
- im Rahmen behördlicher oder steuerlicher Prüfungen,
- bei offenen Zahlungs- oder Vertragsfragen,
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
In diesem Fall wird die weitere Verarbeitung auf die hierfür erforderlichen Zwecke beschränkt. Nach Wegfall des Grundes wird die reguläre Löschprüfung fortgesetzt.
13.6 Zweistufiges Löschverfahren
Die Löschung kann in zwei Schritten erfolgen:
- Zunächst werden das Nutzerkonto anonymisiert, der Zugang gesperrt und nicht mehr benötigte Arbeitsinhalte gelöscht.
- Nach Ablauf gesetzlicher oder rechtlich erforderlicher Aufbewahrungsfristen werden die zurückbehaltenen Abrechnungsdaten endgültig gelöscht.
Die endgültige Löschung erfolgt nur, wenn keine offenen Abonnements, widersprüchlichen Vertragszustände, Aufbewahrungspflichten oder rechtlichen Sperrgründe mehr bestehen.
14. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
14.1 Einschränkungen des Löschrechts
Das Recht auf Löschung besteht nicht uneingeschränkt. Eine sofortige Löschung kann insbesondere ausgeschlossen sein, soweit die weitere Verarbeitung erforderlich ist:
- zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung,
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
- für gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationszwecke.
Dies betrifft insbesondere Rechnungs-, Zahlungs- und Vertragsunterlagen. Während der Aufbewahrungszeit werden diese Daten nur noch für die gesetzlich oder rechtlich zulässigen Zwecke verarbeitet.
14.2 Widerspruchsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
Wir verarbeiten die betroffenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
14.3 Kontakt
Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten richten Sie bitte an: toolbox@beratungshelden.net .
15. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Sie können sich insbesondere an die für unseren Sitz zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-AnhaltLeiterstraße 9
39104 Magdeburg
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16. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.